<< önceki
 

REFERANS GAZETESİ (28 EKİM 2006)

 

AÇIK ALAN TEKNOLOJİSİ SAYESİNDE SIKICI ŞİRKET TOPLANTILARI TARİHE KARIŞIYOR

Ceyda Çağlayan

"Toplantıların en iyi yanı kahve molalarıdır" görüşünden yola çıkılarak geliştirilen Açık Alan Teknolojisi (Open Space Technology), modern dünyada kurumların yoğun olarak kullanmaya başladığı bir toplantı tekniği. Özellikle şirketlerin sıkıcı toplantılar yerine tercih etmeye başladığı yöntemin temel amacı, katılımcılar arasındaki etkileşimi güçlendirip toplantıları daha eğlenceli ve etkin hale getirebilmek. Temelinde interaktif bir yaklaşımın yattığı metot, gündeme getirilmek istenen bir konu veya çözülmek istenen bir sorun karşısında genel müdürden müşteriye, çalışanlardan bayilere kadar konuyla ilgili her kesimin katılımını temel alan bir yaklaşım.

Toplantının gündem maddelerinin bile o anda katılımcılar tarafından belirlendiği toplantı yönteminde katılımcılar sıkıldıkları anda toplantıyı terk edip, istedikleri anda da geri dönebiliyorlar. Ya da yan tarafta tartışılan bir başka gündem maddesi daha fazla ilgilerini çektiği takdirde, diğer toplantı grubuna dahil olabiliyorlar. Ama eğer bunların hiç birisi ilginizi çekmiyorsa, toplantı alanında dolaşıp hoşunuza gidebilecek herhangi bir konu gündeme gelene kadar vakit geçirebiliyorsunuz. Toplantıların tamamı, tam anlamıyla bir "toplantı arası" ya da "kahve molası" mantığıyla düzenlendiğinden, toplantı sırasında konuşmacıları dinlerken çay, kahve, meyve suyu içip, kurabiye hatta öğle yemeği bile yiyebiliyorsunuz.

Farklı metotları bünyesinde buluşturan Açık Alan Teknolojisi'nin kökleri ve toplantı dizilişi ise ilkel kabilelerden. 5 ile 2000 kişi arasında gerçekleştirilebilecek toplantılarda katılımcılar daire şeklinde oturup, söyleyeceği olan kişiler ise sırayla dairenin ortasına geçiyor. Bu sayede her bir katılımcı, unvanına ya da pozisyonuna bakılmadan, eşit konuşma ve toplantıya eşit derecede katkı yapma hakkına sahip oluyor.

Toplantı süreci öncelikle ana konu başlığının belirlenmesi ve ilgili olabilecek herkese bir davet yapılmasıyla başlıyor. Fakat toplantıda görüşülecek konu veya başlıklar gibi bir saptama önceden kesinlikle yapılmıyor, sadece bir araya gelme nedeni belirleniyor. Örneğin bir şirketin satış fonksiyonları ile bir toplantı düzenleniyor. Toplantıya üst yönetimin yanı sıra, satış, pazarlama çalışanları, bayiler, müşteriler, hatta varsa dağıtımı gerçekleştiren kuryeler bile katılıyor. Konuyla ilgili tüm taraflar bir araya gelmekle birlikte, her bir kişinin konuya bakışının farklı olacağından hareketle, isteyenler daire şeklindeki grubun ortasına geçip, konuşmak istediği konuyu bir cümleyle ifade ediyor. Örneğin satış konusunda kiminin kafasındaki öncelikli konu fiyat, kiminin adet, kimininse müşteriyle doğru iletişim olabilir. Bu alt başlıklar belirlendikten sonra hazırlanan bir panoya oturum konuları asılıyor, katılımcılar da katılmak istedikleri başlıkların altına isimlerini yazıyorlar. Böylece toplantının gündem maddeleri de, sorunlara getirilecek çözüm önerileri, de toplantı sonunda çıkacak sonuçlar da, katılımcıların o anki düşünceleri ve cümleleriyle şekilleniyor.

TOPLANTILAR "PAZAR YERİ"Nİ ANDIRIYOR

Açık Alan Teknolojisi uzmanı Funda Oral, tekniğin en önemli özelliklerinden birinin insanların toplantıyla ilgili olduklarına kendilerinin karar verip, toplantının gidişatını da yine kendilerinin belirlemesi olduğuna işaret ediyor. Yöntemin salt bir akıl arama, ya da insanların konuşup tartıştığı bir toplantı yöntemi olmadığını belirten Oral, "Açık Alan Teknolojisi yalnızca beyin fırtınası ya da felsefe toplantıları değil, hayata yönelik somut sonuç ve çözümlerin ortaya çıktığı ve bunun için de herkesin sorumluluk üstlenmesini kolaylaştıran bir yöntem" diyor.

Toplantı mekanını bir "Pazar Yeri" olarak niteleyen Oral, toplantı boyunca sandalyelerinden kıpırdamayan insanlar yerine, sürekli hareket halinde, istedikleri anda kalkıp dolaşabilen, toplantıyı terk edip geri gelebilen, bu hareketli pazar yerinde "Dükkandan Dükkana" ya da "Tezgahtan Tezgaha" gezip, kendi ilgi alanına en uygun tartışma grubunu seçme imkanı bulunduğuna işaret ediyor.

Bu sayede interaktif kurumlar yaratılabildiğini ifade eden Oral'a göre, bu özellik de günümüzde bir kurumun varlığını sağlıklı bir şekilde sürdürebilmesi için gerekli olan en temel unsur. Bu teknikte kurum toplantılarının üçüncü şahıslara da açık olduğunu belirten Oral, "Kurumların dışarıya verecekleri kadar, dışarıdan alacakları da çok şey var. Özellikle şirketler bu tekniği, dışarıdan alınabilecek onlarca yeni fikir ve yaklaşım için büyük bir fırsat olarak algılamalı" diyor. Çünkü Oral'a göre bu teknik sayesinde görünmeyen, ama şirkette erozyona sebep olan asıl unsurların ortaya çıkarılması da mümkün oluyor. Tekniğin sadece şirketlerde değil, çevresiyle sürekli iletişim halinde olması gereken her türlü interaktif organizmada uygulanabileceğini belirten Oral, Türkiye için henüz çok yeni bir kavram olsa da Açık Alan Teknolojisi'nin 125 ülkede okul, hastane, üniversite, sivil toplum kuruluşu, siyasi parti, kamu kuruluşu hatta dini kurumlarda 20 yıldır kullanıldığına dikkat çekiyor.

AÇIK ALAN TEKNOLOJİSİ ŞİRKETLERE NE YARAR SAĞLIYOR?

- Çok daha uzun sürede alınan kararlar çok daha kısa sürede ve kesin olarak alınabiliyor.

- Bu yöntemde toplantılara herkes davet edildiği için kararların benimsenmesi çok daha kolay oluyor.

- Şirkette çalışanların düşüncelerini dile getirmeleri için fırsat yaratılıyor.

- Herkese açık toplantılar sayesinde dedikodu ya da yanlış bilgilendirmeden kaynaklanan enerji kaybını önleyip verimliliği artırıyor.

- Olayın tüm boyutlarını kendi başına düşünmekten kurtulduğu için liderlerin işi kolaylaşıyor.

- Şirket içinde hiç konuşulamayan konular gündeme getirilip çözüme kavuşturulabiliyor.

- Şirketin öncelikli sorunları gerçek bir şekilde tespit edilebiliyor.

REFERANS GAZETESİ / 20 EKİM 2006

             

 
<< önceki
anasayfa | makale & yazı | basında aat | galeri | ilgili linkler | iletişim
copyright © Açık Alan Teknolojisi 2009 Tüm hakları saklıdır. Tasarım Statu CW