<< önceki
 

PROJE YÖNETİMİNDE YÖNTEM ÖNERİSİ : AÇIK ALAN TEKNOLOJİSİ

 

Funda Oral

PROJE - ORTAK VİZYON

Projeler,  genel anlamda bir vizyonu gerçekleştirmek için uygulanan, hedefleri tanımlanmış ve belli bir kaynak ve zaman planına bağlı süreli çabalardır. Proje yönetimi, proje hedeflerine erişilebilmesi için projeye ayrılan kaynakların organize edilmesi, planlanması ve denetlenmesi ve bütün bunların yapılabilmesi için yapısal insan ilişkilerinin geliştirilmesini içermektedir. Proje yönetiminin başarılı olabilmesi için öncelikle proje planının oluşturulması ve gerektiğinde bu planın revize edilmesini mümkün kılabilmektedir. Bununla birlikte kısa ve uzun vadeli tüm projelerin tümünde en etkin finansal kontrolün sağlanmasına, proje hiyerarşisinin etkin biçimde kurulmasına, zaman, maliyet ve malzeme kaydının etkin biçimde yapılmasına yönelik araçlar sunmalıdır. Yürütülen projenin kalite denetimi ve proje üyeleri (insan kaynağı yönetimi) arasında çalışma ruhunu artırarak ayrıca proje takibini anlık olarak değerlendirilebilmesine olanak sağlayan raporlarla desteklemesi gerekmektedir. Bu konuda kuruma sunulan bütünleşik bir teknolojiyi ve şirketin bu alandaki beklentilerini karşılayacak uygulamaları da kapsamalıdır. (http://www.microsoft.com/turkiye/dynamics/needs/pm.mspx)

Proje düşüncesi bir gereksinim ile ortaya çıkar. Gereksinim birkaç kişi ve kurum tarafından dile getiriliyorsa bu durumda birlikte çalışmak ve birlikte çözüm üretmek mümkün olur.  Proje yönetiminde birlikte çalışılmalı ve birlikte çözüm üretilmelidir çünkü ancak bu sayede ORTAK  gereksinimleri değişik şekillerde dile getiren bütün tarafların beklentileri konusunda uzlaşma sağlanır ve proje ile ortaya çıkan değişim tüm tarafları memnun eder ve taraflarca benimsenir.

Proje yönetiminin tüm aşamalarına çalışma yöntemi olarak AÇIK ALAN TEKNOLOJİSİ’nin kullanımı çalışmanın verimliliğini ve başarısını artıracaktır. Bu yöntem ile her aşamada aktörler özne olarak süreçlere katılırlar. İhtiyaçlar ve proje adımları herkesin üzerinde uzlaştığı ifadelerle belirlenir. Eldeki kaynaklar, insan gücü ve işbirliği potansiyeli de dahil olmak üzere gerçekçi olarak ortaya konulur.   

En basit şekliyle, nerede kim tarafından uygulanırsa uygulansın, her proje ORTAK bir yaşam ile ilgilidir. Proje henüz düşünce aşamasında iken tüm aktörler (yetkililer, ilgililer, ihtiyaç sahipleri ve uzmanlar) tarafından benimsenirse, uygulama sırasındaki çalışmalar daha uyumlu ve verimli yürütülecektir. 

PROJE OLUŞUMUNDA AÇIK ALAN TEKNOLOJİSİ

Projeyi sahiplenecek olan kurum EV SAHİBİ olarak konu ile ilgili bütün ilgili aktörlerin temsil edilebileceği bir çalışma toplantısı düzenleyerek, aktörleri ALAN’a davet eder. Toplantının süresi projenin gereksinimlerine uygun olarak 1 gün ile 3 gün arasında değişebilir. Toplantıya 10 kişiden 2000 kişiye kadar davetli katılabilir.

Davet mektubunda ve alan açılırken projenin oluşmasını gerektiren konu basit bir şekilde birkaç cümleyle ifade edilerek, çalışmanın ANA KONU’su olarak belirlenir (Alan, ana konu cümlesi ile açıldıktan sonra).  Bu çerçevede gündeme getirilmek istenilen öncelikli ALT BAŞLIKLAR katılımcıların bu başlıkları ilan etmesiyle gündeme getirilir. Açık Alan Teknolojisi ile projenin oluşumuna, ilgili herkes ve her kurum aktif olarak katılır, herkesin katkısı sürece dâhil edilir. Önemsenen bütün konu (düşünce, yorum, öneriler) gündeme gelir.  

Tüm katılımcılar, ilgi alanlarına, heyecan duydukları konulara bağlı olarak alt gruplara dağılırlar. Alt gruplar belirlenen sürede, konuyu gündeme getiren kişinin (bu kişi konuyu önemsemekte ve sorumluluk üstlenmeyi istemektedir) başkanlığında toplanır, çalışmalarını yapar,  raporlarını hazırlarlar.

Konu başkanları, doğal liderler olarak sorumluluk üstlenirler, ekipler kendiliğinden, o an ortaya atılan konular temelinde doğal olarak oluşur. Ekipler arası yer değiştirmek mümkün olduğu için zamanla herkes en verimli olacağı ekipte yer alacaktır. Bu şekilde doğal ve isteğe bağlı ekip oluşumu, doğal ve sorumluluk temelli liderlik; proje ekiplerinin verimli ve uyumlu çalışmalarını, sürdürülebilir olmalarını sağlar.

Toplantı sırasında projeye uygun iletişim kanalları ortaya çıkar ve kurulur. Toplantının sonunda hazırlanan grup raporları tüm katılımcılara dağıtılır. Süresinin uzunluğuna bağlı olarak ekipler ve çalışma konuları daha net ve belirgin hale gelecektir. Örneğin üç günlük bir toplantının sonunda, bütün düşünceler ayrı yönlere dağıldıktan,  tüm öneriler ele alındıktan sonra (divergence), düşünceler ortak yönlere toplanırlar, öncelikli konular net olarak belirlenir, görev alacak kişi ve gruplar kararlaştırılır ve çalışma programı hazırlanır (convergence).

PROJE YÖNETİMİNDE AÇIK ALAN TEKNOLOJİSİ

Benzer şekilde proje yönetiminde  gözden geçirme ve  değerlendirme aşamalarında da  etkileşimli (interaktif) bir çalışma modeli olarak açık alan teknolojisi başarı ile uygulanabilir.

                      

 
<< önceki
anasayfa | makale & yazı | basında aat | galeri | ilgili linkler | iletişim
copyright © Açık Alan Teknolojisi 2009 Tüm hakları saklıdır. Tasarım Statu CW